Polityka Prywatności
Jak przetwarzamy dane w KinderManage — placówki, dzieci, rodziców i pracowników.
Kim jesteśmy
Administratorem systemu KinderManage jest KinderManage Dawid Szoka (NIP 9662225808) — dalej „KinderManage”, „my”. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem kontakt@kindermanage.com.
Kto administruje Twoimi danymi
Placówka (przedszkole/żłobek) korzystająca z KinderManage jest administratorem danych osobowych dzieci, rodziców/opiekunów i pracowników — to ona decyduje, jakie dane są zbierane i w jakim celu. KinderManage przetwarza te dane w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Dla części danych — Twojego konta w aplikacji oraz bezpieczeństwa i diagnostyki działania systemu — KinderManage jest niezależnym administratorem. Szczegółowe warunki tego powierzenia określa nasza Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych dostępna na kindermanage.com/dpa.
Jakie dane przetwarzamy
Dane konta (imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres, hasło przechowywane w formie zahaszowanej); dane dziecka (imię, nazwisko, data urodzenia, płeć, grupa, zdjęcie — jeśli placówka je doda); obecność; posiłki; drzemki i higiena; zgody udzielone dla dziecka; relacje opiekun–dziecko; dane pracowników wprowadzone przez placówkę (wynagrodzenie, data zatrudnienia); dane finansowe (rachunki, historia płatności, potwierdzenia przelewów); wiadomości w czacie wewnątrz aplikacji; token urządzenia do powiadomień push; adres IP oraz podstawowe dane techniczne i diagnostyczne (model urządzenia, wersja systemu i aplikacji, logi błędów, a w aplikacji mobilnej także nagrania części sesji z zamaskowanym tekstem i obrazami). Podanie części danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z określonych funkcji aplikacji — bez nich mogą być one niedostępne.
Podstawy prawne przetwarzania
Prowadzenie dokumentacji dziecka, frekwencji, posiłków i higieny — wykonanie umowy z placówką oraz obowiązki wynikające z prawa oświatowego. Rozliczenia — umowa oraz przepisy podatkowo-rachunkowe. Komunikacja i powiadomienia — umowa oraz uzasadniony interes sprawnego działania placówki. Utrzymanie konta, bezpieczeństwo i diagnostyka aplikacji — uzasadniony interes KinderManage w utrzymaniu stabilnego i bezpiecznego systemu. Zgoda — tam, gdzie jest wymagana odrębnie (np. wizerunek dziecka) — zawsze można ją wycofać. Akceptacja niniejszej Polityki nie stanowi samodzielnej podstawy przetwarzania — potwierdza jedynie, że zapoznałeś/aś się z zasadami.
Dane dziecka
Dziecko nie jest użytkownikiem aplikacji ani stroną żadnej umowy — wszystkie prawa związane z jego danymi wykonuje w jego imieniu rodzic lub opiekun prawny. KinderManage nie zawiera pól przeznaczonych do zbierania danych o zdrowiu dziecka (np. alergii, diet specjalnych czy informacji medycznych) ani innych danych szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO i nie jest do tego przeznaczony. Pola tekstowe — notatki, wiadomości czatu, opisy zgód — nie powinny być używane do zapisywania takich informacji. Moduł zgód służy placówce do zbierania od rodziców i opiekunów zgód, których treść określa sama placówka (np. na wykorzystanie wizerunku dziecka); udzieloną zgodę można wycofać w każdej chwili.
Komu przekazujemy dane
Dane mogą trafiać do zaufanych dostawców usług, z którymi mamy podpisane umowy powierzenia przetwarzania: narzędzie do diagnostyki błędów aplikacji (Sentry), z automatycznym maskowaniem haseł i innych danych wrażliwych — w aplikacji mobilnej otrzymuje ono także identyfikator i adres e-mail zalogowanego użytkownika oraz nagrania części sesji z zamaskowanym tekstem i obrazami; dostawcy powiadomień push (Expo, Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification Service); Cloudflare (dostarczanie aplikacji przeglądarkowej); dostawca hostingu i infrastruktury chmurowej. Obecnie nie korzystamy z dostawcy płatności online — rachunki rozliczane są przelewem bankowym — i nie sprzedajemy danych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców (m.in. diagnostyka błędów, powiadomienia push) może przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach transfer odbywa się w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne — standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzję o odpowiednim stopniu ochrony (np. EU-U.S. Data Privacy Framework).
Pliki cookies i podobne technologie
Strona internetowa i aplikacja mobilna KinderManage nie wykorzystują plików cookies ani innych technologii do celów marketingowych czy reklamowych i nie korzystamy z narzędzi takich jak Google Analytics. Używamy wyłącznie technologii niezbędnych do działania serwisu: w przeglądarce — pamięci lokalnej (localStorage) do zapamiętania preferencji (np. motywu jasny/ciemny, wybranej placówki) i utrzymania sesji logowania; w aplikacji mobilnej — zaszyfrowanego magazynu systemowego urządzenia na dane logowania oraz lokalnych ustawień aplikacji. Te mechanizmy nie wymagają odrębnej zgody, ponieważ są niezbędne do świadczenia usługi. Jeśli w przyszłości wprowadzimy narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody, poinformujemy o tym i poprosimy o nią osobno.
Jak długo przechowujemy dane
Dane konta — przez czas jego posiadania, do 30 dni po usunięciu na wypadek odzyskania. Dane finansowe — 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi. Dane dziecka, frekwencja, posiłki i higiena — przez okres zapisu do placówki oraz zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentacji obowiązującymi w placówce. Dane o zgodach — przez okres ich obowiązywania oraz jako dowód ich udzielenia. Dane diagnostyczne i logi bezpieczeństwa — maksymalnie 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu.
Bezpieczeństwo danych
Transmisja danych jest szyfrowana (TLS), hasła przechowywane wyłącznie w formie zahaszowanej, a dostęp do danych dziecka ograniczony jest wyłącznie do jego opiekunów, nauczycieli jego grupy oraz dyrekcji placówki — nigdy do całej placówki czy innych rodziców. W razie naruszenia ochrony danych osobowych, które mogłoby powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym zgodnie z wymogami RODO.
Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie wykorzystujemy Twoich danych do reklamy targetowanej.
Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a tam, gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie — do jej wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługuje Ci też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Prawa dziecka wykonuje w jego imieniu rodzic lub opiekun prawny. W sprawach dotyczących danych, których administratorem jest placówka, skontaktuj się bezpośrednio z placówką — w pozostałych sprawach napisz do nas na kontakt@kindermanage.com; przed realizacją wniosku możemy poprosić o potwierdzenie Twojej tożsamości.
Zmiany Polityki Prywatności
W razie istotnej zmiany zasad przetwarzania danych poinformujemy Cię o tym w aplikacji i poprosimy o ponowną akceptację nowej wersji Polityki przed dalszym korzystaniem z serwisu.