Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa zostaje zawarta między Klientem w rozumieniu Regulaminu świadczenia usługi KinderManage dla placówek („Administrator”) a Dawidem Szoką, prowadzącym działalność pod firmą KinderManage Dawid Szoka, ul. Nadawki 9A/36, 16-010 Wasilków, NIP 9662225808, REGON 545551790 („Przetwarzający”).

Umowa stanowi część umowy o świadczenie Usługi zawartej na podstawie Regulaminu („Umowa Główna”). Jest zawierana odrębnie dla każdej Placówki, w chwili zawarcia Umowy Głównej, przez jej akceptację w formie elektronicznej, co spełnia wymóg art. 28 ust. 9 RODO.

Na wniosek Administratora Przetwarzający przekaże egzemplarz Umowy w formacie PDF z oznaczeniem wersji i daty akceptacji.

RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.;

Dane — dane osobowe przetwarzane przez Przetwarzającego w imieniu Administratora, określone w Załączniku 1;

Podwykonawca — podmiot, któremu Przetwarzający powierza dalsze przetwarzanie Danych, wymieniony w Załączniku 3;

Naruszenie — naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO.

Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie Danych wyłącznie w celu świadczenia Usługi, w tym jej utrzymania, zabezpieczenia, diagnozowania błędów i udzielania wsparcia.

Charakter przetwarzania: zbieranie, przechowywanie, organizowanie, przeglądanie, udostępnianie Użytkownikom w ramach uprawnień, zmiana, wysyłanie powiadomień, rejestrowanie wpłat (w tym automatycznie — na podstawie potwierdzeń Autopay), tworzenie kopii zapasowych i usuwanie, w sposób zautomatyzowany.

Przetwarzanie trwa przez czas Umowy Głównej oraz przez okres wskazany w §15.

Przetwarzający przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniami są: Umowa Główna, niniejsza Umowa oraz działania Administratora i Użytkowników w Usłudze (np. wprowadzanie, edycja i usuwanie danych, nadawanie ról, włączenie Płatności Online).

Dotyczy to także przekazywania Danych do państw trzecich — wyłącznie w zakresie opisanym w §12.

Przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

Jeżeli prawo Unii lub prawo polskie nakłada na Przetwarzającego obowiązek przetwarzania wykraczający poza polecenia, Przetwarzający informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

Administrator odpowiada za legalność przetwarzania Danych, w tym za podstawę prawną, zgody tam, gdzie są wymagane, i obowiązki informacyjne wobec osób, których Dane dotyczą.

Dane szczególnej kategorii. Usługa nie zawiera pól przeznaczonych do zbierania danych o zdrowiu, ale część jej funkcji (dziennik higieny, opis nieobecności, notatki, treść zgód, załączniki, czat) może takie dane zawierać. Administrator:

Administrator nadaje dostęp do Danych wyłącznie osobom uprawnionym i odbiera go, gdy przestaje być potrzebny.

Przetwarzający stosuje środki techniczne i organizacyjne z art. 32 RODO, opisane w Załączniku 2, i regularnie je przegląda.

Przetwarzający nie obniży poziomu zabezpieczeń opisanego w Załączniku 2 w czasie trwania Umowy.

Przetwarzający może uzyskać dostęp do Danych w Koncie Placówki (tryb serwisowy) wyłącznie:

Każde wejście w tryb serwisowy jest rejestrowane w logu audytu (czas, osoba, adres IP). Na wniosek Administratora Przetwarzający udostępnia wyciąg z tego logu dla jego Placówki.

Przetwarzający ma też techniczny dostęp do bazy danych i serwerów; korzysta z niego wyłącznie w celach z ust. 1 i do utrzymania Usługi.

Przetwarzający pomaga Administratorowi, za pomocą funkcji Usługi i zgłoszeń na kontakt@kindermanage.com, w odpowiadaniu na żądania osób, których Dane dotyczą (art. 15–22 RODO). Żądanie otrzymane bezpośrednio od takiej osoby Przetwarzający przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki i nie realizuje go samodzielnie, chyba że Administrator tak poleci.

Przetwarzający pomaga Administratorowi w wykonaniu obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym przekazuje informacje potrzebne do oceny skutków dla ochrony danych i do uprzednich konsultacji z organem nadzorczym. Przetwarzający udostępnia Administratorom opis Usługi na potrzeby oceny skutków oraz wzór klauzuli informacyjnej dla rodziców i pracowników („Pakiet informacyjny dla placówki”).

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z Podwykonawców. Aktualna lista stanowi Załącznik 3.

Przetwarzający zawiera z każdym Podwykonawcą umowę nakładającą obowiązki ochrony danych co najmniej takie jak w niniejszej Umowie i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

O zamiarze dodania lub zmiany Podwykonawcy Przetwarzający informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może wypowiedzieć Umowę Główną ze skutkiem na dzień zmiany, a Przetwarzający zwraca proporcjonalnie opłatę za niewykorzystany okres.

W sytuacji nagłej (np. awaria lub zagrożenie bezpieczeństwa u Podwykonawcy) Przetwarzający może zmienić Podwykonawcę bez zachowania terminu z ust. 3, informując o tym niezwłocznie.

Włączenie Płatności Online przez Administratora (zgłoszenie Konta Wypłat) jest poleceniem, aby Przetwarzający:

Autopay nie jest Podwykonawcą. Świadczy usługę płatniczą na rzecz osoby płacącej jako odrębny administrator, a dane trafiają do Autopay z inicjatywy tej osoby. Przetwarzający nie odpowiada za przetwarzanie danych przez Autopay.

Dane niezbędne do obsługi integracji z Autopay (identyfikatory transakcji i ich powiązanie z Placówką i Kontem Wypłat, adres e-mail i adres IP płacącego, dane Konta Wypłat) Przetwarzający przetwarza jako administrator — na zasadach Polityki Prywatności.

Przetwarzający nie przetwarza danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości elektronicznej — są one podawane wyłącznie w serwisie Autopay. Usługa nie obsługuje płatności cyklicznych ani zapisywania instrumentów płatniczych.

Dane są przechowywane na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym (Załącznik 3).

Niektórzy Podwykonawcy mają siedzibę w USA lub korzystają z infrastruktury poza EOG (w szczególności przy dostarczaniu powiadomień push), co może oznaczać przekazanie Danych lub dostęp do nich z państwa trzeciego.

Przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-U.S. Data Privacy Framework — dla Podwykonawców nim objętych) albo standardowych klauzul umownych.

Przetwarzający zgłasza Administratorowi Naruszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.

Zgłoszenie zawiera, w miarę możliwości: charakter Naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, kontakt do Przetwarzającego, możliwe konsekwencje i podjęte lub proponowane środki. Informacje niedostępne od razu Przetwarzający przekazuje sukcesywnie.

Przetwarzający dokumentuje każde Naruszenie i podjęte działania.

Przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO, w pierwszej kolejności w formie pisemnych odpowiedzi i dokumentacji.

Administrator lub upoważniony przez niego audytor związany obowiązkiem poufności może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, po zawiadomieniu co najmniej 30 dni wcześniej, nie częściej niż raz w roku, chyba że audyt wiąże się z Naruszeniem lub żądaniem organu nadzorczego. Audyt nie może naruszać poufności danych innych klientów Przetwarzającego.

Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie Umowy przez Przetwarzającego.

Po zakończeniu Umowy Głównej Dane są przechowywane, zablokowane, przez 90 dni, aby Administrator mógł przywrócić Usługę lub zażądać zwrotu Danych.

Na wniosek Administratora złożony w tym okresie Przetwarzający zwraca Dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie w ciągu 30 dni.

Po upływie okresu z ust. 1 Przetwarzający usuwa Dane. Kopie Danych w kopiach zapasowych są usuwane w ramach ich rotacji, najpóźniej po 7 dniach. Do tego czasu nie są używane.

Na wniosek Administratora Przetwarzający potwierdza usunięcie Danych e-mailem.

Przetwarzający może przechowywać Dane dłużej tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo Unii lub prawo polskie.

Przetwarzający odpowiada wobec Administratora za szkody spowodowane przetwarzaniem niezgodnym z RODO lub z niniejszą Umową, w granicach określonych w Regulaminie (§12).

Postanowienia Umowy nie ograniczają odpowiedzialności wobec osób, których Dane dotyczą, wynikającej z art. 82 RODO.

Umowa podlega prawu polskiemu.

W razie sprzeczności z Umową Główną w sprawach ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza Umowa.

Zmiany Umowy wprowadza się na zasadach §17 Regulaminu; zmiany listy Podwykonawców — na zasadach §10.

Umowa jest sporządzona w języku polskim i angielskim; wiążąca jest wersja polska.

Umowa obowiązuje od 1 listopada 2026 r.

dzieci: imię, nazwisko, data urodzenia, płeć, grupa, daty zapisu i wypisu, zdjęcie, galeria zdjęć, obecność (w tym nieobecność planowana) i opis nieobecności, posiłki i ilość zjedzonego posiłku, drzemki, zdarzenia higieniczne (z godziną), notatki, zgody (status, treść, przesłane pliki), relacje z opiekunami, ustawienia rozliczeń (okres płatności, plany czesnego i wyżywienia);

rodzice i opiekunowie: imię, nazwisko, dane kontaktowe, adres, relacja z dzieckiem, rachunki, płatności (kwota, metoda, status, data, osoba płacąca, identyfikatory transakcji Autopay) i ich potwierdzenia, zwroty nadpłat (sposób, data, notatka);

pracownicy: imię, nazwisko, dane kontaktowe, rola, wynagrodzenie, data zatrudnienia;

wszyscy Użytkownicy: treść wiadomości czatu i załączników, powiadomienia, tokeny urządzeń do powiadomień push, dane diagnostyczne powiązane z Danymi;

Placówka (jeśli jest osobą fizyczną): dane do rachunków, w tym numer rachunku bankowego.

Izolacja danych każdej Placówki w odrębnym schemacie bazy danych.

Szyfrowanie transmisji (TLS/HTTPS); hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne.

Uwierzytelnianie tokenami JWT z krótkim czasem ważności, odświeżaniem i unieważnianiem (np. przy zmianie hasła, wylogowaniu ze wszystkich urządzeń i usunięciu konta); dane logowania w aplikacji mobilnej w zaszyfrowanym magazynie systemowym urządzenia.

Kontrola dostępu oparta na rolach — dane dziecka widzą jego opiekunowie, nauczyciele jego grupy i kadra zarządzająca Placówki; dane kontaktowe Użytkowników są domyślnie ukryte przed innymi Użytkownikami.

Ograniczenie liczby żądań (throttling) i ochrona przed nadużyciami.

Rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, w tym każdego wejścia w tryb serwisowy oraz zmian Konta Wypłat i wstrzymań Płatności Online.

Maskowanie tekstu i obrazów w nagraniach sesji w diagnostyce oraz usuwanie tokenów z danych diagnostycznych.

Codzienne automatyczne kopie zapasowe serwerów, przechowywane 7 dni.

Pliki przechowywane w magazynie obiektowym z szyfrowaniem danych w spoczynku.

Oddzielenie środowisk testowych od produkcyjnego; dane produkcyjne nie są używane do testów.

Regularne aktualizacje oprogramowania i bibliotek.

Dostęp administracyjny do serwerów i usług wyłącznie dla Przetwarzającego osobiście.

Płatności Online: płacący podaje dane płatnicze wyłącznie w serwisie Autopay; komunikaty wymieniane z Autopay są podpisywane (SHA-256) i weryfikowane, a potwierdzenia płatności przyjmowane tylko z adresów Autopay; zgłoszenie Konta Wypłat wymaga hasła Właściciela i zatwierdzenia przez Przetwarzającego, a historia zmian Konta Wypłat jest niezmienna.