Regulamin świadczenia usługi KinderManage dla placówek

Usługę KinderManage świadczy Dawid Szoka, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą KinderManage Dawid Szoka, ul. Nadawki 9A/36, 16-010 Wasilków, NIP 9662225808, REGON 545551790, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („Usługodawca”).

Kontakt: kontakt@kindermanage.com, tel. +48 575 929 517.

Klient — przedsiębiorca, osoba prawna lub jednostka organizacyjna prowadząca przedszkole, żłobek, klub dziecięcy lub inną placówkę opieki lub edukacji, który zawarł Umowę.

Placówka — prowadzona przez Klienta jednostka, dla której założono Konto Placówki. Jeden Klient może mieć kilka Placówek; dla każdej z nich zawierana jest odrębna Umowa.

Usługa — system KinderManage dostępny przez aplikację przeglądarkową i aplikacje mobilne (iOS, Android), umożliwiający zarządzanie Placówką.

Konto Placówki — wydzielona przestrzeń w Usłudze, w której Klient przechowuje i przetwarza Dane Klienta.

Użytkownik — osoba, której Klient lub Usługodawca na polecenie Klienta udostępnił konto w Placówce (np. właściciel, dyrektor, nauczyciel, rodzic lub opiekun).

Właściciel — Użytkownik, któremu w Usłudze nadano rolę właściciela Placówki; działa w imieniu Klienta w sprawach subskrypcji i Płatności Online.

Plan — wariant Usługi określony w Cenniku, w tym limity liczby dzieci i przestrzeni na pliki.

Cennik — aktualny cennik dostępny na kindermanage.com/pricing albo indywidualna oferta przesłana Klientowi.

Okres Rozliczeniowy — miesiąc albo rok, zgodnie z wyborem Klienta.

Okres Próbny — bezpłatny okres korzystania z Usługi, o którym mowa w §5.

Dane Klienta — wszystkie dane, w tym dane osobowe, wprowadzone do Konta Placówki przez Klienta lub Użytkowników.

Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta na warunkach niniejszego Regulaminu.

Umowa Powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna na kindermanage.com/dpa, stanowiąca część Umowy.

Regulamin Użytkowników — regulamin określający zasady korzystania z Usługi przez Użytkowników.

Autopay — Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie (ul. Powstańców Warszawy 6, 81-718 Sopot), wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0000320590, krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego (rejestr nr IP17/2013).

Płatności Online — funkcja Usługi umożliwiająca Użytkownikom zapłatę rachunków wystawionych przez Placówkę za pośrednictwem usługi płatniczej świadczonej przez Autopay (§8).

Konto Wypłat — rachunek bankowy Klienta zgłoszony w Usłudze i zatwierdzony przez Usługodawcę, na który Autopay przekazuje wpłaty dokonane w ramach Płatności Online.

Regulamin Autopay — regulamin usługi płatniczej Autopay, który płacący akceptuje w serwisie Autopay przed zleceniem płatności.

Umowa jest zawierana przez Klienta w związku z prowadzoną działalnością. Regulamin nie jest przeznaczony dla konsumentów.

Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw, które przysługują Klientowi będącemu osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, jeżeli Umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego.

Z Klientem będącym jednostką sektora finansów publicznych Usługodawca może zawrzeć umowę na indywidualnie uzgodnionych warunkach; w zakresie nieuregulowanym stosuje się Regulamin.

Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta Placówki: podania nazwy Placówki i adresu e-mail, wyboru Planu oraz akceptacji Regulaminu i Umowy Powierzenia.

Osoba zakładająca Konto Placówki oświadcza, że jest uprawniona do zawarcia Umowy w imieniu Klienta. Jeżeli działa bez takiego umocowania, ponosi skutki przewidziane w art. 103 Kodeksu cywilnego.

Klient uzupełnia w Usłudze dane potrzebne do wystawienia faktury (nazwa, NIP, adres) przed końcem Okresu Próbnego. Bez numeru NIP i adresu Usługodawca nie może wystawić faktury.

Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony.

Treść Regulaminu i Umowy Powierzenia jest dostępna przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający jej pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Po założeniu Konta Placówki Klient korzysta z Usługi bezpłatnie przez 14 dni. Usługodawca może przedłużyć Okres Próbny, informując o tym Klienta.

Klient może zrezygnować przed końcem Okresu Próbnego bez żadnych opłat.

Jeżeli Klient do końca Okresu Próbnego wybierze płatny Plan, z końcem Okresu Próbnego rozpoczyna się pierwszy płatny Okres Rozliczeniowy w wybranym Planie.

Jeżeli Klient do końca Okresu Próbnego nie wybierze płatnego Planu, dostęp do Konta Placówki zostaje zablokowany, a Umowa wygasa z końcem Okresu Próbnego. Do Danych Klienta stosuje się §13 ust. 4; wybór Planu w tym okresie przywraca dostęp na podstawie nowej Umowy.

Opłata za Usługę wynika z Cennika i wybranego Planu, w tym — jeśli Plan to przewiduje — z liczby dzieci przekraczającej limit Planu.

Usługodawca korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Ceny są kwotami ostatecznymi. W razie utraty zwolnienia ceny netto z Cennika zostaną powiększone o należny VAT, o czym Usługodawca poinformuje Klienta z wyprzedzeniem.

Opłata jest płatna z góry za Okres Rozliczeniowy. Na początku Okresu Rozliczeniowego Usługodawca udostępnia w Usłudze i przesyła e-mailem rachunek w formie faktury pro forma z terminem płatności 14 dni.

Klient płaci:

Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy albo — przy płatności online — dzień potwierdzenia przez Autopay wykonania transakcji.

Po otrzymaniu zapłaty Usługodawca wystawia fakturę. Faktury są wystawiane w formie elektronicznej i doręczane na adres e-mail Klienta lub udostępniane w Usłudze, a gdy wymagają tego przepisy — w Krajowym Systemie e-Faktur. Klient akceptuje faktury elektroniczne.

Gwarancja ceny. Dopóki Umowa trwa bez przerwy, a Klient opłaca kolejne Okresy Rozliczeniowe, cena wybranego Planu nie ulega zmianie. Nowa cena może mieć zastosowanie wyłącznie po przerwie w subskrypcji albo po zmianie Planu lub Okresu Rozliczeniowego na wniosek Klienta.

Opłaty za rozpoczęty Okres Rozliczeniowy, w tym roczny, nie podlegają zwrotowi w razie rezygnacji; Klient zachowuje dostęp do końca opłaconego okresu.

Jeżeli rachunek nie zostanie opłacony w terminie, Usługodawca przypomina o płatności.

Po upływie 7 dni od terminu płatności Usługodawca może zablokować dostęp do Konta Placówki dla Klienta i wszystkich Użytkowników, do czasu zapłaty. Dane Klienta nie są w tym czasie usuwane. Blokada obejmuje także Płatności Online.

Po zapłacie dostęp jest przywracany bez zbędnej zwłoki.

Jeżeli Okres Rozliczeniowy, za który nie zapłacono, upłynie w całości, nieopłacony rachunek zostaje anulowany, a przywrócenie dostępu wymaga wznowienia subskrypcji w kolejnym Okresie Rozliczeniowym. Za okres blokady opłata nie jest należna.

Jeżeli zaległość trwa dłużej niż 30 dni od terminu płatności, Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym (§13 ust. 3).

Charakter funkcji. Płatności Online są funkcją dodatkową. Klient decyduje o ich włączeniu, zgłaszając Konto Wypłat. Usługodawca nie pobiera za nie opłat ani od Klienta, ani od Użytkowników.

Rola Autopay i Usługodawcy. Usługę płatniczą świadczy Autopay we własnym imieniu, wyłącznie na rzecz osoby płacącej, na podstawie Regulaminu Autopay. Usługodawca udostępnia jedynie techniczną integrację Usługi z systemem Autopay: nie jest dostawcą usług płatniczych ani agentem Autopay, nie przyjmuje ani nie przechowuje środków płacących i nie pośredniczy w ich przekazaniu. Autopay przekazuje środki z każdej wpłaty bezpośrednio na Konto Wypłat. Klient nie zawiera umowy z Autopay.

Konto Wypłat.

Opłaty i warunki dla płacących. Autopay może pobrać od płacącego opłatę zgodnie z Regulaminem Autopay; jej wysokość płacący widzi przed zleceniem płatności. Klient nie pobiera od płacących żadnych opłat za skorzystanie z Płatności Online, nie uzależnia od nich wysokości należności i nie wprowadza ograniczeń ich dostępności (np. limitów kwotowych lub godzinowych) innych niż wynikające z działania instrumentów płatniczych lub limitów Autopay.

Zakres. Płatność online obejmuje całą nieopłaconą kwotę danego rachunku. Usługa nie obsługuje płatności cyklicznych ani zapisywania instrumentów płatniczych — każdą płatność zleca płacący. Kwota jednej transakcji nie może przekroczyć limitu Autopay (równowartość 1000 euro); rachunki o wyższej kwocie są opłacane przelewem.

Alternatywa. Klient zapewnia płacącym możliwość zapłaty rachunku także zwykłym przelewem na swój rachunek bankowy, bez dodatkowych opłat.

Księgowanie. Status płatności online jest aktualizowany w Usłudze automatycznie na podstawie potwierdzenia od Autopay. Klient sprawdza zgodność wpłat na Koncie Wypłat z danymi w Usłudze.

Zwroty i reklamacje.

Zwrot kosztów (regres). Klient zwraca Usługodawcy kwoty, którymi Autopay obciąży Usługodawcę z tytułu:

Usługodawca przedstawia Klientowi dokument obciążenia otrzymany od Autopay. Klient płaci w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. Usługodawca może potrącić te kwoty z kwot należnych Klientowi.

Wstrzymanie. Właściciel może w każdej chwili wstrzymać i wznowić Płatności Online w Usłudze. Usługodawca może je wstrzymać lub wyłączyć, informując Klienta, gdy:

Zmiana operatora. Usługodawca może zastąpić Autopay innym dostawcą usług płatniczych albo zakończyć udostępnianie Płatności Online, informując Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, a w przypadku z ust. 10 lit. c lub d — niezwłocznie. Nie stanowi to ograniczenia podstawowych funkcji Planu w rozumieniu §9 ust. 4.

Komunikacja. Klient informuje płacących o Płatnościach Online rzetelnie, wskazując, że usługę świadczy Autopay. Informacje handlowe dotyczące Płatności Online lub Autopay kieruje wyłącznie do osób, które wyraziły zgodę na ich otrzymywanie.

Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością i dokłada starań, aby była dostępna w sposób ciągły. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności.

Planowane prace serwisowe, które mogą powodować niedostępność Usługi, Usługodawca zapowiada co najmniej 48 godzin wcześniej (w Usłudze lub e-mailem) i w miarę możliwości przeprowadza poza typowymi godzinami pracy placówek. Prace pilne, konieczne ze względów bezpieczeństwa, mogą być prowadzone bez zapowiedzi.

Awarie i błędy Klient zgłasza na kontakt@kindermanage.com. Usługodawca potwierdza przyjęcie zgłoszenia i informuje o postępach.

Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Usługi. Zmiana nie może w istotny sposób ograniczyć podstawowych funkcji Planu opłaconego przez Klienta w trwającym Okresie Rozliczeniowym.

Klient odpowiada za Dane Klienta: ich poprawność, posiadanie podstawy prawnej do ich przetwarzania i wykonanie obowiązków informacyjnych wobec rodziców, opiekunów i pracowników (art. 13 i 14 RODO), w tym o korzystaniu z Usługi i — jeśli je włączył — z Płatności Online.

Klient zarządza kontami i rolami Użytkowników w Placówce i odpowiada za nadanie dostępu właściwym osobom oraz jego odebranie, gdy przestaje być potrzebny.

Klient wprowadza do Usługi dane o zdrowiu dzieci i inne dane szczególnej kategorii wyłącznie w zakresie niezbędnym do sprawowania opieki, zgodnie z Umową Powierzenia. Nie umieszcza ich w tytułach rachunków, które są przekazywane Autopay i widoczne w tytule przelewu.

Treść zgód zbieranych w Usłudze od rodziców i opiekunów określa Klient i odpowiada za nią.

Jeżeli Placówka zostaje dołączona do sieci placówek zarządzanej przez inną osobę, Klient oświadcza, że upoważnił tę osobę do dostępu do Danych Klienta w zakresie wynikającym z jej roli.

Klient nie może korzystać z Usługi w sposób sprzeczny z prawem ani udostępniać jej osobom trzecim poza Użytkownikami Placówki.

W zakresie Danych Klienta administratorem jest Klient, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym. Zasady przetwarzania określa Umowa Powierzenia.

W zakresie danych własnych (m.in. kont Użytkowników, bezpieczeństwa, rozliczeń z Klientem, Konta Wypłat oraz danych potrzebnych do obsługi integracji z Autopay — identyfikatorów transakcji, adresu e-mail i adresu IP płacącego) administratorem jest Usługodawca — zgodnie z Polityką Prywatności.

Autopay jest odrębnym administratorem danych osób płacących i odbiorców płatności, przetwarzanych w związku ze świadczoną przez siebie usługą płatniczą. Autopay nie jest podwykonawcą Usługodawcy w rozumieniu Umowy Powierzenia.

Usługodawca może korzystać z zagregowanych, zanonimizowanych statystyk (np. liczba aktywnych Placówek lub dzieci, liczba transakcji) do utrzymania i rozwoju Usługi.

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu Umowy i Umowy Powierzenia, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za daną Placówkę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika szkoda.

Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści Klienta.

Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z: treści i poprawności Danych Klienta; działań Użytkowników, w tym udostępnienia przez nich danych logowania; blokady dostępu zastosowanej zgodnie z §7; wstrzymania Płatności Online zgodnie z §8 ust. 10; działania, niedostępności lub decyzji Autopay, banków i innych dostawców usług płatniczych; siły wyższej; awarii infrastruktury internetowej niezależnej od Usługodawcy.

Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani odpowiedzialności, której nie można ograniczyć na podstawie przepisów prawa, w tym odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, na podstawie art. 82 RODO.

Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, w ustawieniach subskrypcji lub e-mailem, ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego.

Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, z ważnych przyczyn (np. zakończenie świadczenia Usługi). Opłatę za niewykorzystany, opłacony okres Usługodawca wtedy zwraca proporcjonalnie.

Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Klient rażąco narusza Regulamin lub prawo, w tym §8 ust. 3 lit. b lub ust. 4, albo gdy zaległość w płatności trwa dłużej niż 30 dni od terminu.

Dane po zakończeniu Umowy. Przez 90 dni od zakończenia Umowy Dane Klienta pozostają zablokowane, ale przechowywane, aby Klient mógł przywrócić subskrypcję lub zażądać eksportu. Na wniosek złożony w tym okresie Usługodawca przekazuje Dane Klienta w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (np. CSV, JSON) w ciągu 30 dni. Po upływie tego okresu Dane Klienta są usuwane zgodnie z Umową Powierzenia.

Z chwilą zakończenia Umowy Płatności Online zostają wyłączone. Obowiązki z §8 ust. 8 i 9 dotyczące płatności dokonanych w czasie trwania Umowy wiążą Klienta także po jej zakończeniu.

Reklamacje dotyczące Usługi lub rozliczeń Klient składa na kontakt@kindermanage.com, opisując problem i wskazując Placówkę.

Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni i odpowiada e-mailem.

Reklamacje dotyczące wykonania transakcji płatniczych przez Autopay rozpatruje Autopay (§8 ust. 8).

Usługa, jej oprogramowanie, projekt graficzny, nazwa i logo KinderManage są chronione prawem i należą do Usługodawcy. Nazwa i logo Autopay należą do Autopay.

W czasie trwania Umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Usługi przez Klienta i Użytkowników Placówki, zgodnie z jej przeznaczeniem, na terytorium całego świata.

Dane Klienta należą do Klienta. Usługodawca nie nabywa do nich żadnych praw poza niezbędnymi do świadczenia Usługi.

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, orzeczenia lub decyzji organu, zmiany funkcji Usługi, zmiany warunków dostawców (w tym Autopay) lub względów bezpieczeństwa.

O zmianie Usługodawca informuje Klienta e-mailem lub w Usłudze co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, a gdy wymagają tego przepisy lub bezpieczeństwo — w krótszym terminie.

Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę przed jej wejściem w życie bez dodatkowych kosztów.

Zmiana Regulaminu nie może podnieść ceny objętej gwarancją z §6 ust. 7.

Umowa podlega prawu polskiemu.

Spory rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca wykonywania działalności Usługodawcy, z zastrzeżeniem §3 ust. 2.

Oświadczenia stron w sprawach Umowy mogą być składane e-mailem (forma dokumentowa).

W razie rozbieżności w sprawach ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma Umowa Powierzenia.

Regulamin jest sporządzony w języku polskim i angielskim; wiążąca jest wersja polska.

Regulamin obowiązuje od 1 listopada 2026 r.